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Projektmanagement: Mehr als Scope, Budget, Timing!

Customer Focus, Kommunikation, Menschen

Projektmanagement: Mehr als Scope, Budget, Timing!

Mareike Niggemann,  06.07.2021

Projektmanagement: Mehr als Scope, Budget, Timing!


Am besten lässt sich Projekt­manage­ment mit der Raum­temperatur einer Veranstaltung vergleichen: Stimmt diese nicht, weil es zu kalt oder zu heiß ist, dann ist das Resümee nach dem Event ganz klar negativ. Bewusst nimmt man als Besucher*in die Temperatur nicht wahr. Es gibt vielmehr die Erwartungs­haltung, dass sie stimmt.

Warum ist dieser Vergleich mit dem Projektmanagement hilfreich?

Projektmanagement beschäftigt sich mit den Prozessen eines Projekts. Auch diese werden häufig nicht bewusst wahrgenommen. Auch hier gibt es vielmehr die Erwartungshaltung, dass die Prozesse automatisch richtig sind und stimmen.

Dennoch scheitern Projekte immer wieder. Und häufig gar nicht daran, dass das Ergebnis nicht überzeugend wäre, sondern weil bereits vorab im Prozess handwerkliche Fehler gemacht wurden.

Das klassische Projektmanagement-Dreieck besteht aus „Scope, Budget, Timing“. Projekte zeichnen sich aber zunehmend dadurch aus, dass sie komplexer werden und dieses „einfache“ Modell ihnen nicht mehr gerecht wird. Individuellere Zuschnitte und Modelle müssen gefunden werden, die dem effizienten Verlauf und dem qualitätsvollen Ergebnis dienen.

Projektmanager*innen tragen hierfür die Verantwortung. Wenn die Rollen zwischen fachlichem Ergebnis und prozessualer Verantwortung nicht klar getrennt sind, besteht ein erhöhtes Risiko des Projektscheiterns. Denn wie soll eine Person permanent Adler und Maulwurf zugleich sein?

Was ist das Adler-Maulwurf-Modell?

Die Tierwelt darf mit ihren Merkmalen dazu als Metapher herhalten. Adler zeichnen sich durch die Position aus der Höhe aus – sie haben alles im Blick und keine Regung entgeht ihnen. Sie prüfen permanent, was vor sich geht. Sie können zum steilen, rasanten Sinkflug ansetzen, wenn es erforderlich ist. Das erklärt ziemlich genau die Position der Projektmanager*innen.

Das fachliche Team zeichnet sich durch die Tiefe aus, mit der es in die Aufgabe geht. Kein Detail entgeht ihm, es baut neue Welten und erschafft Wege, Lösungen, die es vorher nicht gab. Bei Projektmanager*innen liegt der Fokus auf den Prozessen. Der Inhalt obliegt dem Projektteam. 

Diese Trennung führt zu Klarheit und gleichzeitig zu der Frage, ob der Prozess unbeachtet vom Inhalt betrachtet werden kann. Die Antwort dazu ist sehr klar: Natürlich nicht. Der Prozess darf vielmehr dem Inhalt dienen. Deshalb ist es elementar, die Erfolgsfaktoren komplexer Projekte genau zu definieren.

Wie werden nun die richtigen Entscheidungen für den Prozess getroffen?

Das klassische Projektmanagement-Dreieck braucht eine Erweiterung. Es gibt mehr zusätzliche Faktoren für den Erfolg eines Projekts, die Beachtung finden sollten.*

Bevor der Blick auf diese Ergänzung geworfen wird, ist es wichtig zu erwähnen, dass an dieser Stelle zwar das System "Scope, Budget, Timing" inhaltlich vernachlässigt wird, jedoch die Synchronizität der Faktoren maßgeblich ist. Jedem Projektbeteiligten muss klar sein, dass mit dem Drehen an einer Stelle sich die anderen Variablen ebenfalls bewegen. In diesem System braucht es Ehrlichkeit, Klarheit und Transparenz. Der Prozess, veränderte oder neue Anforderungen in ein Projekt in Form von Change Requests einzubringen und Klarheit bei allen Beteiligten über die Konsequenzen zu schaffen, wird in der Praxis häufig unterschätzt und vernachlässigt. Damit sind Auftraggeber*innen und das Projektteam selbst nicht mehr in der Lage, bewusst Entscheidungen zu treffen. In dem Moment hat man die Führung des Projekts und das Steuern des Projektergebnisses verloren.

Der Vollständigkeit halber wird hier noch die herausragende Stellung der Projektplanung angeführt: Die klare Definition des Auftrags und deren Ableitung der Vorgehensweise bilden die Entscheidungsgrundlage für Auftraggeber*innen. Es ist die verbindliche Basis, auf der das Projekt startet und gibt anhand des Plans den Weg vor, den es zu gehen gilt. Für Projektmanager*innen ist das der „heilige Gral“, den es zu beschützen und zu verteidigen gilt. Sehr schnell finden in der operativen Umsetzung Veränderungen statt, die nicht mehr dem eigentlichen Ziel des Projekts dienen. Hier ist es die Aufgabe Entscheidungsgrundlagen zu schaffen, damit auch hier (falls notwendig) bewusst Veränderungen vorgenommen werden.

* Die Inhalte lehnen sich an die Lehren zum Projektmanagement des renommierten Project Management Institutes (PMI), Massachusetts, USA

Das Projektmanagement-Vieleck

Um eine vollumfängliche Entscheidungsgrundlage zu schaffen, müssen folglich mehrere Faktoren angeschaut werden. Im Folgenden werden die wesentlichen Bereiche kurz vorgestellt und deren Bedeutung skizziert. Das neue System des "Vielecks" ist als Erweiterung des Dreiecks "Scope, Budget, Timing" zu sehen.

 

Kapazitätenmanagement

Die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu vereinen, ist hier die Herausforderung. Darüber hinaus gilt es die Frage zu stellen, was das Team benötigt, um die Aufgaben zu lösen. Das Team-Set-up aus Skills und Persönlichkeiten sowie die Klarheit über die Rollen und Entscheidungsbefugnisse sind entscheidend und tragen zum Projekt, aber auch dem Miteinander innerhalb des Teams bei. Dass dieser Punkt nicht Teil des bekannten Dreiecks ist, ist interessant und zeigt, wie unterschätzt dieser Bereich in der Praxis ist. 


Qualitätsmanagement

Produkte und Teilergebnisse werden während des Verlaufs stetig entwickelt. Auf den ersten Blick passen sie und dennoch können im genaueren Qualitätscheck die Mängel hochkommen, die es zu bearbeiten gilt.  In der Entwicklung von digitalen Projekten und in agilen Prozessen ist das Qualitätsmanagement bereits fester Bestandteil des Projektplans. In eher klassisch geprägten Projekten werden aus Budgetgründen hier häufig Abstriche gemacht. Das Unterschätzen dieses Bereiches zieht immense Folgekosten hinter sich und Unzufriedenheiten bei Auftraggeber*innen. Daher ist die Integration des Bausteins schon im Planungsmodul relevant. 


Kommunikationsmanagement

Die größte Fehlerquelle besteht im Management der Kommunikation. Hierbei geht es nicht nur um die Inhalte, sondern auch um die Kommunikationskanäle. Die Bandbreite – Mails, diverse Chats, Kanban-Boards, Telefon- und Videogespräche –  ist riesig und auch hier gilt es, vorab die richtigen Channels zu entscheiden und sich stringent daran zu halten. Ansonsten gehen Informationen verloren und und dann kann das Projektteam nicht das beste Ergebnis erzielen.


Stakeholdermanagement

Das wohl unterschätzteste Themengebiet, das mit voller Wucht ein Projekt von einem Moment auf den nächsten sabotieren und stoppen kann, ist das Stakeholdermanagement. Projektmanager*innen sind in der Verantwortung, vorab und während des Projekts genau zu prüfen, wer am Projekt beteiligt ist. Das sind ganz klar auf den ersten Blick das Projektteam und Auftraggeber*innen. Meist aber gibt es bspw. Marktteilnehmer*innen, die an einem ähnlichen Projekt arbeiten, oder aber Stakeholder, die aus anderen Projekten mit anderen Intentionen an den Ergebnissen teilhaben. Die Verzahnung mit diesen Interessierten, das Netzwerken und das ständige „Auf-Augenhöhe-halten“ ist extrem wichtig und ermöglicht es, Risiken bereits vorher zu beurteilen.


Risikomanagement

Risiken sind in jedem Projekt vorhanden. Sich vorab klar zu machen, welche Risiken sich auf welche Art auswirken können, hilft dem Team, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Und manchmal auch, dass man bewusst Risiken eingeht – für den Projekterfolg.

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten, dass Projektmanagement nicht stehen bleiben kann, während die ganze Welt sich verändert. Wer vom Dreieck auf das Vieleck umsteigt, wird schnell effizierentere Prozesse mit gesteigerten Projekt-Erfolgen feststellen. 

Weiterführende Links:

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Letzte Aktualisierung: 23.08.2021, 10:01

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