Project Management

Immer wieder scheitern Projekte. Und häufig gar nicht daran, dass das Ergebnis nicht überzeugend wäre, sondern weil bereits vorab im Prozess handwerkliche Fehler gemacht wurden: Weil der Auftrag nicht klar verstanden oder kein eindeutiges Ziel festgelegt wurde. Weil die Planung mangelhaft und die Kommunikation unzureichend war. Oder weil mögliche Risiken nicht im Vorhinein berücksichtigt wurden.

In solchen Fällen hat meistens das Project Management nicht funktioniert – oder es wurde überhaupt darauf verzichtet. Denn die Bedeutung und Rolle von Project Management wird häufig immer noch unterschätzt.

Project Management beschäftigt sich mit den Prozessen eines Projekts. Diese werden häufig nicht bewusst wahrgenommen, sondern es gibt vielmehr die Erwartungshaltung, dass die Prozesse automatisch richtig sind und stimmen.

Am besten lässt sich Project Management mit der Raumtemperatur einer Veranstaltung vergleichen: Als Besucher:in nimmt man diese nicht bewusst wahr, aber wenn es im Raum zu kalt oder zu heiß ist, dann ist das Resümee nach dem Event ganz klar negativ. Und der unterhaltsamste Abend – bzw. das beste Produkt – geraten in den Hintergrund.

Project Manager:innen steuern den Prozess von der Idee zum marktreifen Produkt und schaffen die Voraussetzungen dafür, dass das Projektteam sich auf den Inhalt konzentrieren und seiner Kreativität ungehindert freien Lauf lassen kann. Diese Trennung führt zu Klarheit und hilft dabei, den Prozess und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Damit Prozesse möglichst reibungslos ablaufen, müssen Project Manager:innen mehrere Faktoren berücksichtigen. Die wesentlichen Bereiche werden hier kurz vorgestellt und deren Bedeutung skizziert:

Planungsmanagement
Initiierungs- und Planungsphase werden leider oft stiefmütterlich behandelt, weil man sich durch schnelles Umsetzen erste Erfolgserlebnisse und einen Motivationsschub für das Team erwartet. Genau dieses möglichst rasche Ins-Tun-Kommen-Wollen sorgt aber in der Folge für Probleme.

Denn nicht umsonst kommt der Planung eine herausragende Stellung innerhalb des Project Managemens zu. Die klare Definition des Auftrags und deren Ableitung der Vorgehensweise bilden nämlich die Entscheidungsgrundlage für Auftraggeber:innen. Sie ist die verbindliche Basis, auf der das Projekt startet, und gibt anhand des Plans den Weg vor, den es zu gehen gilt. Für Project Manager:innen ist das der „heilige Gral“, den es zu beschützen und zu verteidigen gilt. Sehr schnell finden in der operativen Umsetzung Veränderungen statt, die nicht mehr dem eigentlichen Ziel des Projekts dienen. In diesem Fall liegt es in ihrer Verantwortung, die Grundlagen für eventuell notwendige Anpassungen zu schaffen.

Kapazitätenmanagement
Die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu vereinen, ist hier die Herausforderung. Darüber hinaus gilt es die Frage zu stellen, was das Team benötigt, um die Aufgaben zu lösen. Das Team-Set-up aus Skills und Persönlichkeiten sowie die Klarheit über die Rollen und Entscheidungsbefugnisse sind entscheidend und tragen zum Projekt, aber auch dem Miteinander innerhalb des Teams bei.

Selbstverständlich müssen auch die materiellen, monetären und zeitlichen Ressourcen berücksichtigt und optimal eingesetzt werden.

Qualitätsmanagement
Produkte und Teilergebnisse werden während des Verlaufs stetig entwickelt. Auf den ersten Blick passen sie und dennoch können im genaueren Qualitätscheck Mängel hochkommen, die es zu bearbeiten gilt. In der Entwicklung von digitalen Projekten und in agilen Prozessen ist das Qualitätsmanagement bereits fester Bestandteil des Projektplans. In eher klassisch geprägten Projekten werden aus Budgetgründen hier häufig Abstriche gemacht. Das Unterschätzen dieses Bereiches zieht immense Folgekosten und Unzufriedenheiten bei Auftraggeber:innen nach sich. Daher ist die Integration des Bausteins schon im Planungsmodul relevant.

Kommunikationsmanagement
Die größte Fehlerquelle besteht im Management der Kommunikation. Hierbei geht es nicht nur um die Inhalte, sondern auch um die Kommunikationskanäle. Die Bandbreite – Mails, diverse Chats, Kanban-Boards, Telefon- und Videogespräche – ist riesig und auch hier gilt es, sich vorab für die richtigen Channels zu entscheiden und sich stringent daran zu halten. Ansonsten gehen Informationen verloren und dann kann das Projektteam nicht das beste Ergebnis erzielen.

Stakeholdermanagement
Das wohl unterschätzteste Themengebiet, das mit voller Wucht ein Projekt von einem Moment auf den nächsten sabotieren und stoppen kann, ist das Stakeholdermanagement. Project Manager:innen sind in der Verantwortung, vorab und während des Projekts genau zu prüfen, wer am Projekt beteiligt ist. Das sind ganz klar auf den ersten Blick das Projektteam und Auftraggeber:innen. Meist aber gibt es auch noch Marktteilnehmer:innen, die an einem ähnlichen Projekt arbeiten, oder aber Stakeholder, die aus anderen Projekten mit anderen Intentionen an den Ergebnissen teilhaben. Die Verzahnung mit diesen Interessierten, das Netzwerken und das ständige „Auf-Augenhöhe-Halten“ ist extrem wichtig und ermöglicht es, Risiken bereits vorher zu beurteilen.

Risikomanagement

Risiken sind in jedem Projekt vorhanden. Gute Project Manager:innen sensibilisieren Team und Auftraggeber:innen vorab, welche Risiken sich auf welche Art auswirken können. Dadurch entsteht keine Hektik, wenn wirklich Probleme auftauchen. Die Problemlösung erfolgt anhand eines vielfach erprobten Prozesses und jede:r weiß, was zu tun ist.
 

Eine substanzielle Grundlage für einen reibungslosen Projektablauf zu schaffen – das ist das A & O eines guten Project Managements. Mit den folgenden Tipps aus der Praxis können Project Manager:innen ihre Rolle als Motivator:in, Führungskraft, Feuerlöscher:in und Ansprechperson in allen Belangen mit Erfolg und möglichst wenig Frustration wahrnehmen.

1. Das Projektziel im Fokus
Ohne klares Projektziel geht gar nichts. Projekte scheitern immer wieder, weil kein klares Ziel definiert wurde. Wo es keinen hieb- und stichfesten Auftrag gibt, können Projekte nie abgeschlossen werden.

Deshalb sollte bereits in der Planungsphase geklärt werden, welche Aufgaben im Projekt erledigt werden müssen und welche nicht. Es sollte hinterfragt werden, ob das angestrebte Ziel auch wirklich sinnvoll ist – für das Unternehmen oder die Marke. Wer Projekte nur um des Projekts willen startet, verschwendet nur Ressourcen.

2. Ressourcen sinnvoll einsetzen
Neben materiellen, monetären und zeitlichen Ressourcen geht es im Project Management vor allem um die Menschen im Projektteam. Welche Skills werden benötigt und wie viel Zeit brauchen die einzelnen Mitarbeiter:innen? Haben sie genau verstanden, was ihr Job ist und wann sie was an wen übergeben sollen? Welche Meilensteine müssen wir wann erreichen – und wo könnte es kritische Fristen oder Übergänge geben? Es liegt in der Verantwortung der Project Manager:innen, sich darum zu kümmern.

3. Stakeholder mitnehmen
Mangelndes Stakeholdermanagement gehört zu den größten Risiken, mit denen Projekte konfrontiert werden. Gute Project Manager:innen kennen die unterschiedlichen Bedürfnisse aller Beteiligten – vom Teammitglied über die Auftraggeberin bis hin zum Zulieferer. Sie fangen sie ein, nehmen sie mit und stellen sie niemals vor vollendete Tatsachen.

4. Transparent kommunizieren
Alle Stakeholder haben ihre eigenen Wahrheiten, Brillen, Intentionen und Bilder. Dass daraus Missverständnisse entstehen können, liegt auf der Hand. Die Kunst des Project Managements ist es, diese so gering wie möglich zu halten. Indem man sie nicht persönlich nimmt, sondern immer wieder nachfragt, zusammenfasst, erklärt, rückcheckt, kalibriert – und alle Aufgaben klar und eindeutig formuliert.

5. Und am Ende: Abschließen und feiern!
Projekte besitzen eine wichtige Eigenschaft: Sie sind zeitlich begrenzt. Ein Projekt wirklich abzuschließen ist mindestens genauso wichtig wie es sorgfältig zu planen. Am Ende eines runden Prozesses sollten alle Beteiligten gemeinsam das Projekt reflektieren, dokumentieren und – als Grundlage für zukünftige Projekte – ihre Learnings teilen. Und erst dann darf und soll gefeiert werden. Denn auch das ist Bestandteil von gutem Project Management – und macht noch dazu am meisten Spaß.